Slim automatiseren voor maximale continuïteit én minder handmatig werk: de samenwerking tussen Nsecure en DDS.

Bij Nsecure draait alles om continuïteit, veiligheid en snelheid. Als dienstverlener binnen de technische beveiliging en IT ondersteunt de organisatie grote klanten zoals banken, overheidsinstanties en luchtverkeersleiding. Om die dienstverlening verder te versterken, zet Nsecure samen met DDS in op slimme procesautomatisering die repetitieve werkzaamheden vermindert en ruimte creëert voor hoogwaardige dienstverlening. Belangrijk met een 24/7 servicedesk. We spraken met Marc van Waaijenburg, teamleider customer support bij Nsecure.

Nsecure liep in 2021 tegen een herkenbare uitdaging aan: te veel handmatige handelingen binnen het serviceproces. Meldingen kwamen binnen via e-mail, moesten handmatig worden verwerkt in Business Central en alle communicatie moest vervolgens weer handmatig aan dossiers worden gekoppeld. Tijdrovend werk, met bovendien een grotere kans op fouten.

Samen met DDS ging Nsecure op zoek naar een slimmere manier van werken.

Van uitdaging naar oplossing
“Wij waren veel tijd kwijt aan handmatige processen,” vertelt Marc. “Iedere servicemelding vraagt om een zorgvuldig proces. Juist de vele terugkerende én handmatige processtappen maakten automatisering een logische volgende stap. Daarnaast wilden we onze klanten sneller en consistenter informeren.”

DDS hielp Nsecure bij het optimaliseren van de processen binnen Microsoft Dynamics 365 Business Central en 4PS. Samen werd gekeken waar automatisering direct waarde kon toevoegen.

Een belangrijk onderdeel van de oplossing was de inzet van WhiteVision in combinatie met optimalisaties binnen Business Central. Inkomende meldingen worden nu automatisch verwerkt, gekoppeld aan de juiste serviceorders en opgeslagen in het dossier. Ook uitgaande communicatie wordt automatisch geregistreerd.

“Wat vroeger handmatig moest gebeuren, verloopt nu volledig automatisch,” aldus Marc. “Dat scheelt enorm veel tijd en voorkomt fouten.”

Direct impact op de dagelijkse praktijk
De resultaten werden snel zichtbaar. Alleen al dit jaar (2026) werden:

• ruim 7,7% meldingen automatisch verwerkt via WhiteVision;
• meer dan 25% van de inkomende e-mails automatisch gekoppeld;
• Ruim 66% van de uitgaande e-mails automatisch opgeslagen in Business Central.

“We hebben een repeterend proces geautomatiseerd dat voorheen veel handmatige e-mailverwerking vroeg. Daardoor winnen we tijd, verhogen we de kwaliteit en kunnen medewerkers zich richten op complexere klantvragen” vertelt Marc. “Dat hadden we vooraf eigenlijk niet eens kunnen bedenken, dit is echt super.”

Naast de enorme tijdswinst zorgt de oplossing ook voor betere klantcommunicatie. Klanten ontvangen automatisch statusupdates en bevestigingen, waardoor informatievoorziening consistenter en betrouwbaarder is geworden.

“Onze medewerkers kunnen zich nu veel meer richten op de klant zelf, in plaats van op administratieve handelingen.”

Samenwerken als partners
Voor Nsecure zat de kracht van DDS niet alleen in de techniek, maar juist ook in de samenwerking.

“DDS luisterde echt naar ons proces en dacht mee in oplossingen,” zegt Marc. “Geen standaardverhaal, maar echt kijken naar wat wij nodig hadden. Wat ik sterk vind, is dat ze eerlijk zijn over wat wel en niet mogelijk is. En als ze zeggen dat iets kan, dan maken ze het ook waar.”

De samenwerking tussen DDS en Nsecure werd als zeer prettig ervaren. Vanaf de start van het project pakten we dit gezamenlijk op als één team, met zowel medewerkers van Nsecure als teamleden van DDS. Dankzij de korte lijnen tussen consultant Vincent de Haan, technisch consultant Reindert Korver en het team van Nsecure konden ideeën snel worden vertaald naar concrete oplossingen. Ook was de directie van DDS (Bas Geelen) en Manager Operations Edward Kapteyn (Nsecure), iedere twee weken nauw betrokken bij de sprintplanning. Dat zorgde voor vertrouwen en een sterke samenwerking gedurende het hele traject.

“De samenwerking voelde heel praktisch en persoonlijk. Gewoon snel schakelen, afspraken nakomen en samen verbeteren.”

Klaar voor de volgende stap
De samenwerking tussen Nsecure en DDS stopt niet bij deze optimalisatie. Inmiddels wordt alweer gekeken naar nieuwe innovaties, waaronder verdere automatisering van telefonische meldingen en transcriptie-oplossingen.

“Als je eenmaal ziet hoeveel efficiëntie je kunt winnen, ga je vanzelf verder kijken,” vertelt Marc. “We zien nog volop kansen richting de toekomst en pakken die graag samen met DDS op.”